makalah TI BAB I - BAB II

BAB I

GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI

DAN TEKNOLOGI INFORMASI

1.1         PENGERTIAN TEKNOLOGI INFORMASI

Istilah teknologi informasi mulai banyak digunakan untuk menggantikan sistem informasi manajemen. Istilah teknologi informasi  (TI) lebih berorientasi ke teknologi nya. Teknologi Informasi (TI) adalah sub-sistem atau sistem bagian dari sistem informasi,

Istilah Teknologi Sistem Informasi (TSI) atau Information Systems Technology (IST) juga menunjukkan ke teknologi yang digunakan oleh sistem informasi. Istilah teknologi sistem informasi  mempunyai arti yang mirip dengan teknologi informasi (TI) atau information technology (IT).

1.2     PENGELOMPOKKAN TEKNOLOGI INFORMASI

1.1.1   Teknologi Komputer

Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan computer termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan computer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD Room.

         

1.1.2        Teknologi Komunikasi

Teknologi telekomunikasi atau biasa disebut teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh.Contoh: Televisi, telepon, radio.

       

1.1.3   Teknologi Masukan

Teknologi masukan (input technologi) adalah teknologi yang berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data kedalam system komputer.Contoh: keyboard, mouse.

1.1.4   Teknologi Mesin pemroses

Mesin pemroses lebih dikenal dengan CPU, mikroprosesor atau prosesor. CPU merupakan bagian system komputer yang menjadi pusat pengolah data dengan cara menjalankan program yang mengaturpengolahan tersebut.

1.1.5   Teknologi penyimpanan

Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu:

a.      Memory Internal (biasa disebut main memory atau memori utama)

Berfungsi sebagai pengingat sementara baik bagi data,   program, maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU .Contoh: RAM dan ROM.

                                               

b.      Memory Eksternal (penyimpanan sekunder)

Adalah segala piranti yang berfungsi untuk menyimpan data secara permanen. Contoh: Hardisk, disket, flashdisk.

        

1.1.6   Teknologi keluaran

Teknologi keluaran adalah teknologi yang berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan system. Contoh: layar dan monitor.

1.1.7   Teknologi Perangkat Lunak

Teknologi perangkat lunak disebut juga dengan program yaitu deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan computer sehingga computer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki. Contoh: microsoft word, Adobe Photoshop, dll.

1.3     KOMPONEN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

Sistem Teknologi Informasi adalah sistem yang terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi.Komponen utamasistem teknologi informasi yaitu:

1. Perangkat keras( hardware)

2. Perangkat Lunak (Software)

3. Orang (brainware)

1.4     KLASIFIKASI SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

1.4.1        Menurut Fungsi Sistem

Ø  Sistem teknologi informasi yang melekat (embedded IT system) adalah system teknologi informasi yang melekat pada produk lain.

Ø  Sistem teknologi informasi yang khusus (dedicated IT system) adalah teknologi informasi yang dirancang untuk melakukan tugas-tugas khusus. Contoh: ATM

Ø  Sistem teknologi informasi serbaguna (general purpose IT system) adalah system teknologi informasi yang dapat digunakan untuk melakukan berbagai aktifitas yang bersifat umum. Contoh: PC

1.4.2        MenurutUkuran

a. Super computer

Super computer adalah jenis komputer yang memiliki kecepatan proses paling cepat. Bisa digunakan untuk menangani aplikasi yang melibatkan perhitungan yang kompleks, misalkan untuk peramalan cuaca dan perancangan roket.

b. Mainframe

Mainframe/ bisa juga disebut komputer besar, merupakan jenis komputer yang digunakan pada perusahaan skala besar untuk menangani pemrosesan data dengan volume sangat besar. Perusahaan komputer yang menjadi pemain utama pada kelas komputer ini adalah IBM, Fujitsu, dan Unisys. 

c. Workstation

Komputer Workstation (Terminal kerja) merupakan mesin yang powerfull. Artinya di komputer ini segala pekerjaan diselesaikan. Komputer-komputer ini mempunyai kemampuan untuk menyelesaikan aplikasi perhitungan yang rumit. Komputer-komputer ini menggunakan UNIX atau beberapa operating system/sistem operasi NT. Komputer-komputerinidilengkapidenganprosesor RISC yang powerful seperti Digital Alpha atau MIPS.

d. Mikrokomputer

Komputer mikro adalah komputer personal yang umumnya single user atau stand alone, namun saat ini telah banyak PC yang dilengkapi dengan peripheral card untuk koneksi jaringan atau internet. PC biasanya berupa desktop, yaitu komputer yang biasanya digunakan di meja tempat bekerja atau belajar.

e. Microcontroller                                      

Mikrokontroler merupakan mikroprosesor khusus yang berukuran kecil yang biasa dipasang pada peralatan elektronis cerdas, seperti mobil dan lift. Mikroprosesor ini membuat peralatan dapat diprogram. Perusahaan yang terkenal nenproduksi adalah Motorola dan Texas Instrument.

1.5               PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI

Penggunaan IT dalam sebuah organisasi sangatlah penting, untuk menerapkan IT haruslah dilihat karakteristik organisasi tersebut. Apakah dengan IT mampu meningkatkan efisiensi sebuah perusahaan, sehingga dalam penerapan IT dibutuhkan orang yang handal yang dapat berjalan dengan baik. Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry, ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan, yaitu:

1. Fungsi Operasional

Akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai supporting agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure.

2. Fungsi Monitoring and Control

 Mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3. Fungsi Planning and Decision

Mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai enabler dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya.

4. Fungsi Communication

secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era organisasi moderen dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi.

5. Fungsi Interorganisational

Merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain.

LATIHAN SOAL :

1.      Bedakan arti dari istilah-istilah :

a.                   teknologi informasi

b.                  sistem informasi

c.                   teknologi sistem informasi

d.                  sistem komputer

2.      Sistem Point of Sale yang diterapkan pada kebanyakan pasar swalayan dengan dukungan pembaca barcode, merupakan contoh dari................

3.      Transaksi melalui internet yang dikenal dengan e-commerce atau perdagangan elektronik merupakan salah satu contoh hasil penerapan.....

4.      Sebutkan berbagai kecenderungan teknologi yang berkaitan dengan sistem informasi menurut Alter ?

5.      Teknologi apa saja yang termasuk ke dalam teknologi informasi ?

BAB II

MICROSOFT OFFICE 2007

2.1   MS. OFFICE 2007

Resmi disebut 2007 Microsoft Office System adalah Windows versi dari Microsoft Office System , Microsoft 's suite produktivitas . Sebelumnya dikenal sebagai Office 12 pada tahap awal dari siklus beta, kemudian dirilis untuk lisensi volume pelanggan pada November 30, 2006 dan dibuat tersedia untuk pelanggan ritel pada tanggal 30 Januari 2007. Masing-masing dibuat pada tanggal yang sama dengan Windows Vista yang dirilis dengan lisensi volume dan pelanggan ritel. Office 2007 berisi sejumlah fitur baru, yang paling penting dari yang sepenuhnya baru antarmuka pengguna grafis yang disebut Fluent User Interface  (awalnya disebut sebagai Ribbon User Interface ), menggantikan menu dan toolbar - yang telah menjadi Office landasan sejak awal - dengan toolbar tab, yang dikenal sebagai Ribbon. Office 2007 memerlukan Windows XP dengan Service Pack 2 atau lebih tinggi, Windows Server 2003 dengan Service Pack 1 atau lebih tinggi, Windows Vista atau Windows 7. Office 2007 adalah versi terakhir dari Microsoft Office yang secara resmi didukung pada Windows XP Professional x64 Edition .

Isi
Microsoft Word 2007

1.              Microsoft Excel 2007

2.             Microsoft PowerPoint 2007

3.             Microsoft Access 2007

4.             Microsoft InfoPath 2007

5.             Microsoft OneNote 2007

6.             Microsoft Outlook 2007

7.             Microsoft Publisher 2007

8.             Microsoft Office Communicator 2007 (Service Pack 2 Required)

9.             Microsoft Groove 2007

10.         Microsoft SharePoint Designer 2007 (gratis, produk download)

11.          Microsoft Visio 2007 (tidak termasuk dalam Paket Office 2007)

12.          Microsoft Project 2007 (tidak termasuk dalam Paket Office 2007)

2.2   MEMULAI BEKERJA DENGAN MS. OFFICE

Secara otomatis word jika di aktifkan maka lembar kerja sudah ada berupa word area yang secara umum kita lihat. Namun jika ingin membuka atau menambahkan lembar kerja langkah-langkahnya sebagai berikut :

1.    Klik Office Bottom                           

2.    Pilih New

3.    Klik Blank Document

4.    Pilih Create atau  CTRL + N

2.3   MENGATUR LEMBAR KERJA

Sebelum data dientrikan tentukan terlebih dahulu lembar kerja word melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1.    Klik menu layout

2.    Tentukan margin contoh dalam cm (top=3, left 4, bottom 3 dan right 3)

3.    Tentukan orientasi kertas (P & L )

4.    Tentukan Size (A4 B5 dst)

5.    Tentukan Columns (One, Two, dst)

6.    Tentukan Page Backgroud

7.    Tentukan paragraf (Indent dan Spacing)

2.4   MENYISIPKAN GAMBAR, OBJEK DAL LAIN-LAIN KE TEXT

Dalam menyisipkan sebuah data kadang – kadang dibutuhkan suatu tambahan berupa huruf indah, gambar, tabel dan lain-lain yang dianggap perlu, caranya adalah:

1.    Klik Insert

2.    Pilih salah satu icon contoh Word Art

3.    Tentukan pilihan jenisnya

4.    Atur objek ( warna, ukuran tampilan dan lain-lain)

5.    Atur Format

              

2.5   MAIL MERGE ( SURAT MASAL)

Untuk mempermudah dalam pembuatan surat yang akan ditujukan kepada banyak tujuan dengan fforrmat surat yang sama maka dapat mengoptimalkan penggunaan Mile  Marge, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a.     Buat terlebih dahulu surat

b.    Aktifkan Mail Marge dengan cara :

1.    Klik menu Mailings

2.    Star mail merge

3.    Pilih step by Step Mail Merge

4.    Pilih Letter

5.    Next

6.    Tentukan pilihan, Using the Current Document

7.    Next

8.    Pilih Use an exating list (Data telah dibuat terlebih dahulu) atau Type a new list

9.    Next

Apabila pilihan Type a new list langkah selanjutnya adalah:

1.    Pilih Customize Kolom

2.    Add Filed-nya dan datanya

3.    Save

4.    Klik Insert Merge Filed

5.    Preview result

6.    Finish & Merge

7.    Print

Apabila pilihan Usein exiting list langkah selanjutnya adalah:

1.    Temukan file tempat penyimpanan data dapat berupa excel atau table dalam word (Browse)

2.    Ok

3.    Next

4.    Klik Insert Merge Filed

5.    Preview Result

6.    Finish &Merge

7.    Print

2.6   FONT

Untuk menentukan ukuran, jenis style huruf yang digunakan kita dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1.    Klik menu Home

2.    Pilih Font dialog box

3.    Klik pada tool bar yang sudah tampil

4.    Klik pada tool bar yang sudah tampil atau Ctrl + D (untuk menampilkan shout cut)

2.7  PARAGRAPH

Paragraph dapat digunakan untuk menentukan jarak baris, indent dan lain-lain, adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1.    Klik menu Home

2.    Pilih paragraf dialog box

3.    Klik pada toolbar yang sudah tampil atau Alt + O + P

2.8   TABLE

Dalam pembuatan tabel lebih baik kita harus menentukan berapa banyak kolom dan baris yang akan kita buat agar tidak banyak menambah pada saat sudah dibuat, walaupun ini tidak menjadi masalah. Adapun langkah-langkah menyisipkan dan mangedit tabel adalah:

Menyisipkan Tabel

1.    Klik Insert

2.    Pilih Table

3.    Klik Insert Table atau klik tekan pada area Insert

Table

4.    Tentukan Numbers of Columns dan Numbers of Rows

5.    Ok

2.9   PAGE NUMBER

Page number digunakan untuk memberi halaman pada lembar kerja secara word process atau otomatis, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1.    Klik menu Insert

2.    Klik Page Number

3.    Klik Format Number

4.    Tentukan Star at-nya

5.    Sorot Top of Page atau Bottom of Page

6.    Pilih salah satu bentuk

2.10          BULLET & NUMBERING

Penggunaan poin-poin menggunakan bullet and numberingdapat dilakukan dengan cara membuat terlebih dahulu datanya kemudian diblok data tersebut atau bullet & number dibuat terlebih dahulu sebelum data. Adapun langkah-langkahnya mengaktifkan  bullet & numbering  adalah sebagai berikut:

1.    Aktifkan menu Home

2.    Sorot Drop short Bullet / Numbering

3.    Pilih salah satu bentuk

4.    Temukan salah satu format bullet & Numbering pada Define New Bullet & Numbering

5.    Tentukan pilihan Charakter atau Style-nya

6.    Ok

7.    Aktifkan menu Home

8.    Sorot Drop short Bullet / Numbering

9.    Pilih salah satu bentuk

10.     Temukan salah satu format bullet & Numbering pada Define New Bullet & Numbering

11.     Tentukan pilihan Charakter atau Style-nya

12.     Ok

    

2.11          SHAPES

Shapes dapat digunakan untuk membuat garis text bo bagan alur dan lain-lain. Adapun langkah-langkanya adalah sebagai berikut:

1.      Klik menu Insert

2.      Klik Shapes

3.      Pilih salah satu bentuk yang diperlukan

4.      Klik tekan-geser-lepas pada lembar kerja

5.      Edit shapes

Untuk menambah text pada block arrow, flowchart, callouts dan stars and banner dengan cara:

1.      Aktifkan terlebih dahulu

2.      Klik kanan

3.      Pilih Add text

Untuk menambahkan warna mengatur layout deangan cara:

1.      Aktifkan terlebih dahulu

2.      Klik kanan

3.      Pilih format autoShape

4.      Tentukan colors lines, size layout dan text box

2.12          CLIPT ART

Clip Art dapat digunakan untuk menambahkan gambar, move and sound dan photography dengan cara sebagai berikut:

Kklik menu Insert

1.      Klik Clip Art

2.      Klik Organize Clip

3.      Klik collections list

4.      Copy gambar

5.       

2.13          MICROSOFT EQUATIONT 3.0

Microsoft Equationt 3.0 digunakan untuk membuat rumus-rumus, seperti rumus matematika, kimia dan fisika. Berikut cara mengaktifkan microsoft equation:

1.   Klik menu Insert

2.      Klik Objek

lih objek type Ms. Equationt 3.0

3.      Langah selanjutnya dalam perubahan rumus ikuti nomor urut

2.14          INSERT HEADER & FOOTER

Insert header & footer digunakan untuk menambahkan catatan kaki pada sebuah artiker atau tulisan. Laangkah-langkahnya sebagai berikut:

1.      Klik Insert

2.       Sorot Header atau Footer

3.       Pilih isi (blank, three colums, alphabet)

2.15          STYLE

Style biasanya digunakan untuk memudahkan dalam pengelolaan dokumen ilmiah, yaitu untuk pemisahan antara judul, sub judul,sub dari sub judul, dan paragraf normal, style berlaku untuk paragraf, bukan per-kata, sehingga setiap paragraf yang stylenya sama pasti format paragrafnya sama semua. Apabila sebuah dokumen ilmiah menggunakan fungsi-fungsi style  akan efisien dalam pengeditan teks dan bisa digunakan untuk penggunaan daftar isi secara  otomatis (tanpa harus di print out terlebih dahulu). Langkah-langkah penggunaan style sebagai berikut :

1.      Klik Home

2.      Sorot Style

3.      Pilih Heading 1 untuk judul, misal (BAB 1 Pendahuluan)

4.      Pilih Heading 2 untuk sub judul, misal (1.1 latar Belakang)

5.      Pilih Heading 3 untuk sub dari sub judul, misal (1.1.1 sejarah...)

6.      Pilih Normal untuk paragraf yang lainnya (selain judul dan sub judul)

Style bisa dimodifikasi sesuai keinginan kita misalnya, bentuk huruf, besar huruf, perataan, penomoran dll. Caranya :

1.         Klik tanda panah di sudut kanan bawah stle

2.         Pilih style yang akan dimodifikas (misal normal)

3.         Klik kanan pada style (misal normal)

4.         Klik modify

5.         Aturlah format paragraf, maupun bullet & numbering sesuai keinginan

6.         Untuk penomoran kilik format numbering (di sisi kiri bawah)

7.         Aturlah sesuai keinginan kita.

2.16          DAFTAR ISI

Jika dokumen yang kita buat seluruh paragrafnya menggunakan style, kita bisa membuat daftar isi secara otomatis (tidak harus di print out terlebih dahulu), sehingga apabila terjadi perubahan dalam dokumen tersebut yang menyebabkan perubahan halaman, daftar isi akan mengikuti perubahan halaman secara otomatis. Caranya :

1.      Klik References

2.      Klik Table of Contens

3.      Pilihlah salah satu content yang sesuai

4.      Jika tidak ada yang sesuai, pilihlah Insert Table of Contents

5.      Klik Modify

6.      Lakukan perubahan format sesuai yang diinginkan

2.17          PRINT

Print, digunakan untuk memilih drive printer, jumlah copy dan pilihan lainnya sebelum melakukan pengeprinan.

Quick print, print cepat untuk dokumen yang sedang diaktifkan dengan pilihan printer yang sudah di-default kan.

Print Preview, menampilkan hasil pergerjaan sebelum dilakukan pengeprinan, sehingga dimungkinkan untuk diadakan perubahan agar sesuai dengan yang diharapkan.

JL. Jendral Sudirman No.8 telp(025)45834

BANDUNG

Bandung,29 Maret 2013

Nomor             : 08/KB/11.03

Perihal             :Pengiriman Barang

Lampiran         : 1 (satu berkas

Yang Terhormat,

HOTEL AMBARUKMO SHERATON

Jln Gajah Wong No.44

Yogyakarta

Dengan hormat

Surat pesanan saudara No.02/PB/07.06 tanggal 12 Juli 2006 tentang pesanan barang,telah kami terima dan kami pahami maksudnya

Barang pesanan saudara telah kami kirim,pada kesempatan ini kami sampaikan bahwa saudara mendapat diskon sebesar 5% seperti berikut

Kami harap pembayaran ditransfer melaului Bank Mandiri Cabang Yogyakarta ke rekening No.222.333.111. setelah barang di terima.

Atas perhatian Saudara kami sangat berterimakasih.

Hormat kami,

ZEZEN ZENI

Direktur marketing

BAB III

MICROSOFT EXCEL

3.1.            PENGERTIAN MICROSOFT EXCEL

Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil.

3.2.            FORMAT CELL

Format Cell digunakan untuk  menentukan berbagai standar format. Yang akan digunakan dalam cell dengan cara:

1.    klik menu Home

2.    klik format

3.    klik format cells atau

4.    tekan Ctrl=1

3.2.1       Number

Menu number merupakan format untuk data angka yang meliputi: General, Number, Currency, Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction, Scientific, and Text. Untuk format date dan time menyesuaikan dengan setting reegional komputer yang digunakan .

3.2.2       Align

Menu Align digunakan untuk mengatur rata data yang meliputi, Top, Middle, Bottom, Left, Centre, dan Right. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1.        Klik menu Home

2.        Sorot Align

3.        Klik Top,...

atau

1.        Aktifkan Dialog Box

2.        Tentukan horizontal dan vertical text

3.        Pilih Algnment-nya

4.        Ok

3.2.3       Font

Menu Font digunakan untuk mengatur tipe font gaya atau style font dan ukuran atau size fond, garis bawah atau Underline efek dan warna font.

3.2.4       Border

Menu border digunakan untuk membuat garis pada tabel excel dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1.    Tentukan line style dan color

2.    Aktifkan melalui klik present atau

3.    Aktifkan melalui border

3.2.5       Fill

Fill digunakan untuk mengisi cell dengan color dan style yang dapat dilakukan dengan cara mengklik salah satu pilihan yang ada.

3.2.6       Protection

Digunakan untuk mengunci cell dengan dua pilihan yaitu dikunci dan atau disembunyikan.

3.3.            RUMUS SEDERHANA

Dalam rumus sederhana, penulis membagi kedalam dua kategori yaitu fungsi matematika dan fungsi statistika. Fungsi matematika meliputi:

a.    Tambah (+)

b.    Kurang (- )

c.    Bagi ( : )

d.   Kali ( x )

e.    Pangkat (^)

Dalam penulisan fungsi matematika diawali dengan tanda “=” contoh =C1+C2 atau =4+6 enter.

Sedangkan fungsi statistika meliputi:

a.    Count (digunakan untuk menghitung banyak data)

b.    Sum (digunakan untuk menghitung penjumlahan data)

c.    Average (digunakan untuk menghitung rata-rata data)

d.   Max (digunakan untuk menghitung nilai terbesar data)

e.    Min (digunakan untuk menghitung nilai terkecil data)

Dalam penulisan formula digunakan tanda = fungsi (Range data) enter. Contoh =sum(E5:E10)

3.4.            RUMUS CELL RELATIVE, ABSOLUTH, SEMI ABSOLUTH

Ø  Rumus cell relative adalah rumus cell yang dicopy dari cell sumbernya ke cell lain. Bila dicopy satu kolom kekanan maka cell pada rumus didalamnya pun akan bergeser satu kolom kekanan. Demikia pun bila mengcopy satu baris ke bawah, maka semua cell pada rumus akan berganti pula satu baris kebawah. Contoh =C3*D3 dicopy kebawah menjadi =C4*D4

Ø  Cell absolut yaitu cell dalam rumus yang tidak akan berubah-ubah meskipun dicopy kemana-mana. Caranya hanya menempelkan karakter “ $ ” (tekan f4) di awal penulisan pada kolom dan baris cell. Perhatikan hal berikut :

$C$1 : kolom dan baris absolut dan tidak akan berubah meski dipindah

Ø  Cell semi absolut yaitu cell dalam rumus yang salah satu dari kolom atau baris tidak akan berubah-ubah meskipun dicopy kemana-mana. Caranya hanya

Menempelkan karakter “ $ ” di awal penulisan pada kolom dan baris cell. Perhatikan hal berikut :

$A4 : kolom absolut sedangkan baris tidak

B$3 : baris absolut sedangkan kolom tidak

3.5.            RUMUS TEXT

Ada beberapa fungsi text, diantaranya:

1.    Left, untuk mengambil beberapa huruf/karakter dari sebelah kiri teksCaranya:

a.    klik formulas, text

b.    pilih left

c.    pada kolom text, klik posisi pointer yang akan kita ambil

d.   pada kolom Num Char, isi dengan jumlah karakter yang akan diambil

e.    atau tulis langsung, misal : =left(...;...)

2.                            Mid, untuk mengambil beberapa huruf/karakter dari tengah teks, caranya:

a.    Klik formula text

b.    Pilih Mid

c.    Pada kolom text, klik posisi pointer yang akan kita ambil

d.   Pada kolom Num Char, isi dengan jumlah karakter yang akan diambil

e.    Atau ditulis secara langsung, contoh : =Mid(....;....)

3.    Right, untuk mengambil beberapa hueuf/karakter dari sebelah kanan teks:

a.    Klik formula text

b.    Pilih right

c.    Pada kolom text, klik posisi pointer yang akan kita ambil

d.   Pada kolom Num Char, isi dengan jumlah karakter yang akan diambil

e.    Atau ditulis secara langsung, contoh =Right(.....;......)

4.    Len, untuk mengambil jumlah huruf/karakter dari sebuah kata, caranya:

a.    Klik formula text

b.    Pilih len

c.    Pasa kolom text, klik posisi pointer yang akan diambil

d.   Atau ditulis secara langsung, misal =Len(....;....)

5.    Lower, untuk mengecilkan huruf/karakter dari sebuah teks, caranya:

a.    Klik formulas, text

b.    Pilih lower

c.    Pada kolom text, klik posisi pointer yang akan kita ambil

d.   Atau ditulis secara langsung, contoh : =lower(...;....)

3.6.            FUNGSI LOGIKA DAN PENGGABUNGAN RUMUS

Fungsi logika, biasanya digunakan untuk menguji benar atau salah dari 1 atau beberapa kondisi, yang termasuk dalam fungsi logika diantaranya:

a.     And

Fungsi and akan bernilai benar, jika semua kondisi terpenuhi (benar), misalnya ada tiga kolom yang dibandingkan, jika semuanya benar, maka jawabannya adalah “True”, jika ada salah satu yang salah, maka hasilnya “False”, caranya

1)   =And(...;...;...)

2)   Atau klik Formulas, logical, and

3)   Klik pointer ke 1 pada pertanyaan logical 1, pointer ke-2 pada logical 2, dst.

b.    Or

Bernilai benar jika salah satu terpenuhi (benar) misalnya pada tiga kolom yang dibandingkan, jika semuanya benar, maka jawabannya adalah “True”, jika ada salah satu yang salah, maka hasilnya “true”, caranya:

1)   =Or(B2>0.;C2>0;D2>0)

2)   Atau klik format, logical, Or

3)   Kemudian klik pointer ke-1 pada pertanyaan logical 1, pointer ke-2 pada logical 2, dst

c.    Not

Bernilai benar jika kondisinya tidak terpenuhi (salah) misalnya ada tiga  kolom yang dibandingkan, jika semunaya benar, maka jawabannya adalah “False”, jika ada salh satu yang salah, maka hasilnya “True”, caranya:

1)   =Not(B2>0.;C2>0;D2>0)

2)   Atau klik formulas, logical, Not

3)   Kemudian klik pointer ke-1 pada pertanyaan logical 1, pointer ke-2 pada logical 2, dst

Operator yang sering digunakan dalam fungsi logical ini diantaranya:

1)    =          : sama dengan

2)    >          : lebih besar

3)    <          : lebih kecil

4)    <>        : tidak sama dengan

5)    >=        : lebih besar sama dengan

6)    <=        : lebih kecil sama dengan

d.   fungsi IF

1)        If satu pilihan, memiliki bentuk penulisan sebagai berikut:

=If(logical_test;value_if_true;value_if_false)

Contoh:

2)        If lebih dari satu pilihan, memiliki bentuk penulisan sebagai berikut:

=If(logical_test;value_if_true;if(logical_test;value_if_true);value_if_false))

Contoh:

Penggabungan Rumus, merupakan gabungan dua rumus yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dibutuhkan sepert gabungan IF dan And atau OR. Rumus dapat dituliskan sebagai berikut:

=If(And(Cell1>=70;Cell2>=60);”Tuntas”;”Tidak Tuntas”)

=If(Or(Cell1>=70;Cell2>=60);”Tuntas”;”Tidak Tuntas”)

If juga dapat digabungkan dengan fungsi left, right dan mid

Contoh penulisan Formula Type Kamar:

=IF(LEFT(A3;1)=’’S”;”Single”;IF(LEFT(A3;1)=”D’;”Doble”;IF(LEFT(A3;1)=”F”;”Family”;”Ekonomis”)))

Formulasi Gedung:

=IF(MID(A3;3;2)=”01”;”Gedung 1”;IF(MID(A 3;3;2)=”02”;Gedung 2”;IF(MID(A3;3;2)=”03”;”Gedung 3”;IF(MID(A 3;3;2)=”04”;Gedung 4”;”Gedung 5”))))

Formulasi Lantai:

=IF(RIGHT(A3;1)=”1”;”Lantai satu”;”Lantai dua”)

3.7.               DATA BASED

Selain dapat digunakan untuk menghitung angka dan statistik, Excel juga dapat digunakan untuk pengolahan sederhana. Langkah pertama untuk memulai pengolahan data terlebih dahulu kita harus persipkan data awal dari database. Ketikkan data berikut dengan menggunakan Excel:

Mengurutkan data

Untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu dapt kita lakukan dengan cara sebagai berikut:

Ø  Blok seluruh data (dari kolom NIK sampai kolom Gaji Total)

Ø  Klik tab data

Ø  Pilih kategori Sort & Filter

Ø  Klik tombol Sort, sehingga muncul kotak dialog seperti berikut:

Ø  Pada pilihan Sort by pilih kategori pengurutan (misal: Sor by: Golongan)

Ø  Pada bagian order pilih cara pengurutan secara ascending (A-Z) atau (Z-A) (misal: pilih order: A to Z) sehingga akan tampil seperti berikut:

Ø  Klik OK, sehingga data akan berubah menjadi:

Menyaring Data

Untuk menyaring data yang sesuai dengan kriteria tertentu, dapt dilakukan dengan cara berikut:

Ø  Blok seluruh data (dari kolom No sampai kolon gaji total)

Ø  Klik tab data

Ø  Pilih kategori Sort & Filter

Ø  Klik tombol filter, sehingga data kita akan berubah menjadi:

Ø  Pilih salah satu kriteria untuk penyaringan data. (contoh: klik tanda... pada kolom jabatan). Sehingga akan muncul pilihan berikut:

Ø  Pada pilihan yang muncul berikan checklist dari nilai yang akan ditampilkan (contoh: checklist kabag dan hilangkan checklist pada pilihan lain). Sehingga tampilan akan berubah menjadi:

Ø  Klik OK, data yang akan ditampilkan akan berubah menjadi seperti di bawah ini:

Untuk menampilkan lagi seluruh data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

v  Klik kembali kolom yang sebelumnya disaring (contoh : klik tanda pada kolom jabatan).

v  Pada pilihan yang muncul, berikan checklist pada (select all).

Untuk menampilkan tanda paa judul kolom, klik kembali tombol Filter pada tab data

Mencari subtotal

Ø  Urutkan data berdasarkan kategori tersebut. (contoh: Urutkan berdasarkan jabatan). Data yang dihasilkan adalah sebagai berikut:

Ø  Blok seluruh data (dari kolom NIK sampai kolom gaji total)

Ø  Klik tab Data

Ø  Pilih kategori Outline

Ø  Klik tombol subtotal, sehingga akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

Ø  Pada pilihan At each change in pilih kategori pengelompokkan (contoh : pilih jabatan).

Ø  Pada pilihan Use function pilih fungsi yang diinginkan (contoh : pilih Sum)

Ø  Pada pilihan Add subtotal to berikan checklist pada kolom yang akan dicari subtotalnya (contoh: berikan checklist pada gaji total).

Ø  Klik OK sehingga hasilnya akan ditampilkan data sebagai berikut:

Untuk mengubah tampilan subtotal dapat dilakukan dengan menekan tombol level. (contoh: untuk menampilkan tampilan level 2 dapat dilakukan dengan cara menekan tpmbol level ). Dengan demikian data yang ditampilkan akan berubah menjadi seperti berikut:

3.8.               LOOKHUP (VLOOKUP DAN HLOOKUP)

3.8.1.                       FUNGSI HLOOKUP

Fungsi ini akan mencari data pada tabel yang berbentuk horizontal atau ke arah baris.

Bentuk penulisan:

=HLOOKUP(lookup_value_table_row_index_num,range_lookup)

v  Lookup_value adalah bilangan maupun teks string yang dijadikan field kunci, atau bagian dari data yang diketahui. Apabila argumen ini berupa bilangan, maka dapat dituliska apa adanya secara langsung, tetapi bila berupa teks string, pada waktu penulisan harus diapit dengan tanda kutip.

v  Tabel_array adalah daftar atau database dimana kita ingin melakukan pencarian data. Dalam menyebutkan range ini, kita dapat menyertakan maupun meninggalkan baris yang berisi judul baris.

v  Row_index_num adalah nomor baris pada range baris, angka 1 akan mencari data pada baris 1 array, angka 2 akan mencari data pada baris 2 array, dst.

v  Range_lookup isikan FALSE jika kita menginginkan pencarian dilakukan secara tepat, dan isikan TRUE atau abaikan argume jika kita menginginkan jawaban yang terdekat jika angka yang tepat tidak ada.

Catatan:

Jika nama atau nomor baris lebih kecil dari 1, HLOOKUP akan menghasilkan nilai kesalahan #VALUE! Jika nama atau nomor baris lebih besar dari nomor baris yang berada pada daftar, maka HLOOKUP akan menghasilkan nilai kesalahan #REFT!.

3.8.2.                       FUNGSI VLOOKUP

Menemukan data yang cocok dari kolom paling kiri, untuk selanjutnya menampilkan apa isi field dari kolom yang kita sebutkan. VLOOKUP akan mencari data pada susunan daftar vertikal, yaitu dalam kolom-kolom.

=VLOOKUP(lookup_value,table_arroy,col_index_num,range_lookup)

v  Lookup_value adalah nilai yang dijadikan patokan pencarian dan harus terletak pada kolom paling kiri dalam range tabel array. Jika patokan ini bukan terletak paling kiri dari suatu range daftar, kita tidak perlu mendefinisikan keseluruhan range daftar itu, tetapi ambilah kolom tersebut sebagai kolom awal dalam tabel array. Field kunci dapat berupa bilangan, alamat sel, mupun teks string.

v  Tabel_array adalah range yang memuat data-data yang akan dicari dengan lookup. Tabel array harus memuat field kunci sebagai kolom paling kiri.

v  Col_index_num adalah nomor kolom dimana data yang ingin ditampilkan itu berada. Nomor kolom dihitung dari urutan paling kiri dari tabel array.

Range_lookup argumen ini akan menentukan tingkat ketepatan dalam menemukan data. Isikan FALSE jika kita menginginkan pencarian dilakukan secara tepat, isikan TRUE atau abaikan argumen ini jika kita menginginkan jawaban yang terdekat bila angka yang tepat tidak ada. Selain itu jika diisi TRUE, maka data pada field kunc harus diurutkan secara ascending. Jika tidak, akan menampilkan #FALSE. Jika diisi FALSE, maka field kunci tidak perlu diurutkan.

·      Jika VLOOKUP tidak berhasil menemukan field kunci dan tingkat ketepatannya adalah TRUE, maka yang ditampilkan adalah nilai yang paling mendekati dibawah field kunci.

·      Jika VLOOKUP tidak berhasil menemukan field kunci dan tingkan ketepatannya adalah FALSE, maka akan menghasilkan #N/A!.

3.9.               GRAFIK

Langkah kerja membuat grafik adalah:

a.                     Ketikkan data-data seperti tabel berikut.

b.                     Sorotlah sel B3-C8, kemudian klik insert dan pilih salah satu jenis grafiknya. Selanjutnya, muncul tampilan seperti berikut:

c.                     Pilihlah jenis grafik sesuai kebutuhan. Selanjutnya akan muncul grafik seperti dibawah ini.